Aktualizacja dokumentacji RODO

Aktualizacja dokumentacji RODO
RODO musi nadążać za zmianami w firmie

Czym jest ta usługa?
Aktualizacja dokumentacji RODO to dostosowanie istniejących dokumentów i procedur do aktualnego sposobu działania firmy.
RODO nie jest projektem jednorazowym – zmiany w firmie automatycznie rodzą nowe obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych.
Moim zadaniem jest przeprowadzić aktualizację rzetelnie, zrozumiale i zgodnie z przepisami, tak aby:

• dokumentacja odzwierciedlała realne procesy przetwarzania danych,
• administrator danych miał pełną ochronę prawną przy kontroli, skardze lub incydencie.

Jaki problem rozwiązujemy?
W praktyce spotykam się z:

• dokumentacją RODO sprzed kilku lat,
• brakiem aktualizacji po zmianach organizacyjnych,
• nowymi systemami, umowami i procesami „poza RODO”,
• przekonaniem, że „skoro kiedyś było wdrożone, to nadal działa”.

To są realne ryzyka:

• zakwestionowanie dokumentacji przez PUODO (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych),
• kary administracyjne,
• problemy po skardze osoby, której dane dotyczą,
• odpowiedzialność administratora danych za niezgodność z rzeczywistością.

Jak wygląda aktualizacja dokumentacji?
Aktualizację prowadzę:

• w oparciu o aktualny sposób funkcjonowania firmy,
• bez tworzenia dokumentów „na zapas”,
• z naciskiem na zgodność i praktyczne zastosowanie.

Zakres usługi obejmuje m.in.:

• analizę zmian w organizacji i procesach przetwarzania danych,
• weryfikację aktualnej dokumentacji RODO,
• aktualizację rejestrów czynności przetwarzania,
• aktualizację klauzul informacyjnych,
• weryfikację i aktualizację umów powierzenia,
• dostosowanie procedur do nowych realiów,
• ocenę konieczności przeprowadzenia analizy ryzyka lub DPIA (Ocena Skutków dla Ochrony Danych),
• omówienie zmian z administratorem danych.

Co zyskuje administrator danych (pracodawca)?

• dokumentację RODO zgodną z aktualnym stanem faktycznym,
• zmniejszenie ryzyka kar i decyzji administracyjnych,
• jasność, które procesy wymagają szczególnej uwagi,
• przygotowanie na kontrolę lub skargę,
• spokój i pewność, że RODO „nadąża” za firmą.

Dla kogo?

• firmy po zmianach organizacyjnych lub technologicznych,
• przedsiębiorstwa rozwijające zakres działalności,
• firmy wdrażające nowe systemy IT lub usługi,
• podmioty, które od dawna nie aktualizowały dokumentacji RODO.

Dlaczego w tej formie?
Bo najczęstsze naruszenia RODO wynikają z nieaktualnych dokumentów, a nie z ich braku.
Aktualizacja pozwala zamknąć luki, zanim zrobi to organ nadzorczy.
To usługa, która utrzymuje zgodność w czasie, zamiast reagować dopiero po problemie.

Twoja dokumentacja RODO ma już kilka lat?
Skontaktuj się – sprawdzimy ją i dostosujemy do obecnego sposobu działania firmy.