Monitoring wizyjny stał się w ostatnich latach jednym z najczęściej stosowanych narzędzi ochrony mienia i bezpieczeństwa w firmach. Kamery pojawiają się w biurach, magazynach, halach produkcyjnych, sklepach, a nawet w pojazdach służbowych. Wiele organizacji wychodzi z założenia, że skoro monitoring zwiększa bezpieczeństwo, to jego stosowanie jest oczywiste i nie wymaga głębszej analizy.
To założenie bywa jednak bardzo kosztowne.
Monitoring wizyjny zawsze wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, a tym samym podlega przepisom RODO oraz – w przypadku pracowników – Kodeksu pracy. Błędy w tym obszarze należą do jednych z najczęstszych przyczyn skarg, kontroli i kar.
Monitoring to nie tylko kamera – to decyzja prawna.
Podstawowym błędem jest traktowanie monitoringu wyłącznie jako rozwiązania technicznego. W rzeczywistości każda kamera to decyzja o przetwarzaniu danych osobowych, a więc decyzja prawna, organizacyjna i odpowiedzialnościowa.
Administrator danych musi być w stanie odpowiedzieć na pytania:
- po co monitoring jest stosowany?,
- czy jest rzeczywiście konieczny?,
- jaki obszar obejmuje?,
- kto ma dostęp do nagrań?,
- jak długo są one przechowywane?,
- jakie prawa przysługują osobom nagrywanym?.
Brak jasnych odpowiedzi to pierwszy sygnał ryzyka.
Kiedy monitoring w firmie jest dopuszczalny.
Monitoring wizyjny może być legalny, jeżeli spełnia określone warunki. Przede wszystkim musi realizować konkretny, uzasadniony cel, taki jak ochrona mienia, zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochrona informacji lub kontrola dostępu do określonych stref.
W przypadku pracowników dodatkowo zastosowanie mają przepisy Kodeksu pracy, które jasno wskazują, że monitoring nie może służyć kontroli efektywności pracy ani naruszaniu godności i prywatności pracownika.
Kluczowe jest zawsze to, czy monitoring jest proporcjonalny – czyli czy nie da się osiągnąć celu w sposób mniej ingerujący w prywatność.
Gdzie monitoring jest zakazany lub szczególnie ryzykowny.
Jednym z najpoważniejszych naruszeń jest instalowanie kamer w miejscach, w których prywatność jest szczególnie chroniona. Dotyczy to m.in.: toalet, szatni.
Spójrzmy co w tym temacie usankcjonował Parlament w kodeksie pracy:
Dodać należy, że ryzykowne jest obejmowanie monitoringiem zbyt dużego obszaru, w tym miejsc publicznych lub sąsiednich nieruchomości, bez realnej potrzeby.
Najczęstsze błędy, które prowadzą do kontroli i kar.
W praktyce kontrole najczęściej ujawniają te same problemy. Monitoring bywa wdrażany bez analizy ryzyka, bez podstawy prawnej lub bez odpowiedniej dokumentacji. Często brakuje rzetelnej klauzuli informacyjnej, oznaczenia terenu kamerami albo procedur dostępu do nagrań.
Poważnym błędem jest także:
- zbyt długi okres przechowywania nagrań,
- brak kontroli nad tym, kto i kiedy odtwarza nagrania,
- wykorzystywanie monitoringu do innych celów niż pierwotnie zadeklarowane,
- brak aktualizacji dokumentacji po rozbudowie systemu.
Każdy z tych elementów może być samodzielną podstawą do zakwestionowania legalności monitoringu.
Monitoring a DPIA – kiedy jest konieczna.
W wielu przypadkach monitoring wizyjny wymaga przeprowadzenia DPIA, czyli oceny skutków dla ochrony danych osobowych. Dotyczy to szczególnie sytuacji, w których monitoring:
- jest systematyczny,
- obejmuje dużą liczbę osób,
- dotyczy pracowników,
- wykorzystuje nowe technologie,
- wiąże się z wysokim ryzykiem naruszenia praw osób.
Brak DPIA w takich przypadkach jest częstym i łatwym do wykazania naruszeniem, które znacząco osłabia pozycję administratora podczas kontroli.
Co grozi za nieprawidłowy monitoring.
Konsekwencje nieprawidłowego monitoringu nie ograniczają się do kar finansowych. Oprócz administracyjnych kar pieniężnych mogą pojawić się:
- nakazy usunięcia systemu monitoringu,
- obowiązek usunięcia nagrań,
- skargi pracownicze,
- postępowania sądowe,
- utrata zaufania zespołu.
W praktyce bardzo często koszty organizacyjne i wizerunkowe przewyższają samą karę finansową.
Jak Kaparuk.pl podchodzi do monitoringu wizyjnego.
W Kaparuk.pl monitoring wizyjny traktujemy jako element systemu odpowiedzialności, a nie „dodatek techniczny”. Analizujemy realną potrzebę, zakres monitoringu i jego proporcjonalność, a następnie dopasowujemy dokumentację i procedury do faktycznego sposobu działania firmy.
Dzięki temu monitoring:
- spełnia swoją funkcję bezpieczeństwa,
- jest zgodny z RODO i Kodeksem pracy,
- nie generuje zbędnego ryzyka prawnego,
- da się obronić w razie kontroli lub sporu.
Jedna myśl na koniec.
Monitoring wizyjny może chronić firmę. Źle wdrożony monitoring zamiast zwiększać bezpieczeństwo, często ułatwia organowi nadzorczemu wykazanie naruszeń.
Jeżeli nie masz pewności, czy monitoring w Twojej firmie działa legalnie i proporcjonalnie, to znak, że warto to sprawdzić – zanim zrobi to ktoś inny.